Datenschutz: Mit persönlichen Daten der Mitarbeiter umgehen
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist Datenschutz ein Thema, das immer wieder ins Zentrum des allgemeinen Interesses rückt. Auch am Arbeitsplatz spielt Datenschutz eine wichtige Rolle. So stellen sich Arbeitnehmer nicht selten die Frage, was man von sich selbst preisgeben muss. Auch Arbeitnehmer sind sich oft nicht sicher, wie man beim Umgang mit personenbezogenen Daten Rechtssicherheit bewahrt. Wir geben Tipps zum innerbetrieblichen Datenschutz und verraten, wie Arbeitgeber sensible Daten ihrer Mitarbeiter am besten verwalten.
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist Datenschutz ein Thema, das uns alle beschäftigt. Auch Arbeitgeber sind oft mit der rechtskonformen Speicherung personenbezogener Daten überfordert.
Datenspeicherung bedarf der Zustimmung des Mitarbeiters
Das Thema Datenschutz gestaltet sich nicht nur im Privatleben, sondern insbesondere auch im Arbeitsalltag kompliziert – und das nicht erst seit der neuen Datenschutzgrundverordnung. Das liegt größtenteils daran, dass kein eigenes Gesetz zum Datenschutz im Arbeitsrecht existiert. Stattdessen finden sich die einzelnen Regelungen zum Datenschutz der Arbeitnehmer in verschiedenen Gesetzen. Da den Überblick zu behalten, fällt schwer. Dabei gilt für Mitarbeiterdaten zunächst einmal das gleiche wie für alle anderen personenbezogenen Daten: Erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen diese nur, wenn der Betroffene dem ausdrücklich und freiwillig zugestimmt hat. Diese Zustimmung muss in schriftlicher Form erfolgen. Ganz ohne persönliche Daten geht es aber auch nicht, schließlich benötigt der Arbeitgeber Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Steuer-ID, um eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung durchführen zu können.
Gleichzeitig gilt aber seit der DSGVO der Grundsatz der „Datenminimierung“. Dieser besagt, dass nur jene Daten gespeichert werden dürfen, die für Aufnahme, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses vonnöten sind. Angaben zu Körpergröße und –gewicht können Angestellte somit verweigern und das auch, wenn der Vorgesetzte damit argumentiert, dass er diese Informationen zur Gestaltung eines ergonomischen Arbeitsplatzes bräuchte. Selbst auf die Frage nach einer möglichen Schwangerschaft müssen Arbeitnehmerinnen nicht wahrheitsgemäß antworten. Und auch bei Krankmeldung ist der Angestellte nicht dazu verpflichtet, den Chef über sein genaues Krankheitsbild zu informieren.
Erfahren Sie, was Sie hinsichtlich der Datenspeicherung Ihrer Mitarbeiter wissen müssen.
Kontakt aufnehmenDarf ich meine Mitarbeiter kontrollieren?
Der Datenschutz verbietet es Arbeitnehmern, Mitarbeiter ohne berechtigten Grund zu kontrollieren. Videoüberwachung am Arbeitsplatz ohne ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen ist somit unzulässig. Nur Daten, die der Aufklärung einer Straftat dienen, bei der ein verdachtsbezogener Anhaltspunkt besteht, dürfen ohne Einverständnis der Mitarbeiter weitergegeben werden. Das ist auch bei dienstlichen Vergehen der Fall. Ebenso wenig dürfen Führungskräfte auf das private E-Mail-Postfach der Beschäftigten zugreifen, wenn die private Nutzung eines E-Mail-Accounts am Arbeitsplatz nicht ausdrücklich untersagt wurde. Schließlich können auch dort sensible persönliche Daten hinterlegt sein. In diesem Fall greift das sogenannte Fernmeldegeheimnis.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Das gilt am Arbeitsplatz nur bedingt. Videoüberwachung der Mitarbeiter ist nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung erlaubt.
Welche Rechte haben Mitarbeiter?
Mitarbeiter haben grundsätzlich das Recht zu erfahren, welche Angaben zu ihrer Person der Arbeitgeber gespeichert hat. Somit müssen diese auch immer in die eigene Personalakte einsehen dürfen. Des Weiteren besteht das Recht auf „Vergessenwerden“. Das besagt, dass alle personenbezogenen Daten sofort gelöscht werden müssen, sobald es keinen Grund mehr für die Speicherung und Verarbeitung der Daten gibt. Das ist in der Regel nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Fall. Ähnliches fordert auch der in der DSGVO verankerte Grundsatz der „Speicherbegrenzung“. Dort heißt es, dass Arbeitgeber die Daten ihrer Mitarbeiter in einer Form speichern müssen, die die Identifizierung dieser nur so lange wie nötig möglich macht.
Datenschutz mit RISK-Project
Insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO ist der Datenschutz ein heikles Thema, bei dem Arbeitgeber zahlreiche Aspekte beachten müssen, um stets rechtskonform zu handeln. Überlassen Sie Rechtssicherheit nicht dem Zufall und setzen Sie stattdessen auf RISK-Project. Mit dieser webbasierten Arbeitsschutzsoftware wird Datenschutz zum Kinderspiel. Bei relevanten Gesetzesänderungen aktualisieren wir RISK-Project umgehend. Somit beachtet die Software natürlich auch die Richtlinien der neuen Datenschutzgrundverordnung. Speichern Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter ganz einfach online, um stets den Überblick zu behalten und dabei immer auf Nummer Sicher zu gehen. Sie haben noch Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch, per Mail oder persönlich in unserer Niederlassung im nordrhein-westfälischen Remscheid. Unsere Mitarbeiter sind montags bis freitags von 8 bis 17 Uhr für Sie da.
