Datenschutz der Mitarbeiter: Mit persönlichen Daten umgehen
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist Datenschutz ein Thema, das immer wieder ins Zentrum des allgemeinen Interesses rückt. Auch am Arbeitsplatz spielt Datenschutz eine wichtige Rolle. So stellen sich Arbeitnehmende nicht selten die Frage, was sie von sich selbst preisgeben müssen. Auch Arbeitgeber sind sich oft nicht sicher, wie man beim Umgang mit personenbezogenen Daten Rechtssicherheit bewahrt. Wir geben Tipps zum innerbetrieblichen Datenschutz Ihrer Mitarbeiter und verraten, wie Sie als Arbeitgeber die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeitenden am besten verwalten.
Spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO ist Datenschutz ein Thema, das uns alle beschäftigt. Auch Arbeitgeber sind oft mit der rechtskonformen Speicherung personenbezogener Daten überfordert.
Datenspeicherung bedarf der Zustimmung des Mitarbeiters
Das Thema Datenschutz gestaltet sich nicht nur im Privatleben, sondern insbesondere auch im Arbeitsalltag kompliziert – und das nicht erst seit der neuen Datenschutzgrundverordnung. Das liegt größtenteils daran, dass kein eigenes Gesetz zum Datenschutz im Arbeitsrecht existiert. Stattdessen finden sich die einzelnen Regelungen zum Datenschutz der Arbeitnehmenden in verschiedenen Gesetzen. Da den Überblick zu behalten, fällt schwer.
Dabei gilt für Mitarbeiterdaten zunächst einmal das Gleiche wie für alle anderen personenbezogenen Daten: Erhoben, verarbeitet oder genutzt werden dürfen diese nur, wenn der Betroffene dem ausdrücklich und freiwillig zugestimmt hat. Diese Zustimmung muss in schriftlicher Form erfolgen. Ganz ohne persönliche Daten geht es aber auch nicht, schließlich benötigt der Arbeitgeber Angaben wie Name, Adresse, Geburtsdatum und Steuer-ID, um eine ordnungsgemäße Lohnabrechnung durchführen zu können.
Der Grundsatz der Datenminimierung
Gleichzeitig gilt aber seit der DSGVO der Grundsatz der „Datenminimierung“. Dieser besagt, dass nur jene Daten gespeichert werden dürfen, die für Aufnahme, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses vonnöten sind. Angaben zu Körpergröße und –gewicht können Angestellte somit verweigern und das auch, wenn der Vorgesetzte damit argumentiert, dass er diese Informationen zur Gestaltung eines ergonomischen Arbeitsplatzes bräuchte.
Auch auf die Frage nach einer möglichen Schwangerschaft müssen Arbeitnehmende nicht wahrheitsgemäß antworten. Und auch bei Krankmeldung sind die Angestellten nicht dazu verpflichtet, den Chef über ihr genaues Krankheitsbild zu informieren.
Erfahren Sie, was Sie hinsichtlich des Datenschutzes Ihrer Mitarbeiter wissen müssen.
Kontakt aufnehmenDatenschutz der Mitarbeiter: Darf ich Videoüberwachungen durchführen?
Der Datenschutz verbietet es Arbeitnehmern, Mitarbeiter ohne berechtigten Grund zu kontrollieren. Videoüberwachung am Arbeitsplatz ohne ausdrückliche Zustimmung der Betroffenen ist somit unzulässig. Nur Daten, die der Aufklärung einer Straftat dienen, bei der ein verdachtsbezogener Anhaltspunkt besteht, dürfen ohne Einverständnis der Mitarbeiter weitergegeben werden.
Das ist auch bei dienstlichen Vergehen der Fall. Ebenso wenig dürfen Führungskräfte auf das private E-Mail-Postfach der Beschäftigten zugreifen, wenn die private Nutzung eines E-Mail-Accounts am Arbeitsplatz nicht ausdrücklich untersagt wurde. Schließlich können auch dort sensible persönliche Daten hinterlegt sein. In diesem Fall greift das sogenannte Fernmeldegeheimnis, das die persönlichen Rechte des Einzelnen schützt.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Das gilt am Arbeitsplatz nur bedingt. Videoüberwachung der Mitarbeiter ist nur mit deren ausdrücklicher Zustimmung erlaubt.
Welche Rechte auf Datenschutz haben Mitarbeiter?
Mitarbeiter haben grundsätzlich das Recht zu erfahren, welche Angaben zu ihrer Person der Arbeitgeber gespeichert hat. Somit müssen diese auch immer in die eigene Personalakte einsehen dürfen. Des Weiteren besteht das Recht auf „Vergessenwerden“. Das besagt, dass alle personenbezogenen Daten sofort gelöscht werden müssen, sobald es keinen Grund mehr für die Speicherung und Verarbeitung der Daten gibt.
Das ist in der Regel nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses der Fall. Ähnliches fordert auch der in der DSGVO verankerte Grundsatz der „Speicherbegrenzung“. Dort heißt es, dass Arbeitgeber die Daten ihrer Mitarbeiter in einer Form speichern müssen, die die Identifizierung dieser nur so lange wie nötig möglich macht.
Datenschutz Ihrer Mitarbeiter mit RISK-Project gewährleisten
Insbesondere seit Inkrafttreten der DSGVO ist der Datenschutz der Mitarbeiter ein heikles Thema, bei dem Arbeitgeber zahlreiche Aspekte beachten müssen, um stets rechtskonform zu handeln. Überlassen Sie Rechtssicherheit nicht dem Zufall und setzen Sie stattdessen auf RISK-Project. Mit dieser webbasierten Arbeitsschutzsoftware wird der Datenschutz Ihrer Mitarbeiter zum Kinderspiel.
Bei relevanten Gesetzesänderungen aktualisieren wir RISK-Project umgehend. Somit beachtet die Software natürlich auch die Richtlinien der neuen Datenschutzgrundverordnung. Speichern Sie die Daten Ihrer Mitarbeiter ganz einfach online, um stets den Überblick zu behalten und dabei immer auf Nummer Sicher zu gehen. Sie haben noch Fragen? Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme!
