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Fehler-Ursachen-Analyse im Betrieb
Fachbeitrag

Fehler im Betrieb können fatale Folgen haben. So schaden Produktionsausfälle und Arbeitsunfälle nicht nur dem Individuum, sondern auch dem ganzen Unternehmen, indem sie enorme Kosten mit sich bringen. Um Fehler erfolgreich zu beheben und in Zukunft gar nicht mehr entstehen zu lassen, ist es unerlässlich, deren Ursachen zu kennen. An dieser Stelle setzt die Fehler-Ursachen-Analyse an. Diese hilft dabei, die Ursachen für betriebsinterne Fehler ausfindig zu machen und darauf basierend geeignete Abstellmaßnahmen zu entwickeln. Wie Sie dabei am besten vorgehen, lesen Sie im vorliegenden Beitrag.

Fehler-Ursachen-Analyse – Was ist das?

Bei der Fehler-Ursachen-Analyse (englisch Root Cause Analysis, kurz RCA) handelt es sich um einen Prozess, im Rahmen dessen bestimmt wird, wie es zu Problemen im Betrieb gekommen ist.  Dabei geht es nicht bloß darum, die Symptome eines Problems zu beseitigen. Vielmehr gilt es zu untersuchen, wann, wie und warum ein Problem aufgetreten ist, um darauf basierend geeignete Lösungen zu finden. Das ermöglicht es, betriebsinterne Fehler direkt am Ursprung zu beheben und deren Entstehen systematisch zu verhindern.

Die Fehler-Ursachen-Analyse ist ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, der nicht mit dem einmaligen Beschluss von Maßnahmen zur Fehlerreduzierung abgeschlossen ist. Immer dann, wenn ein System nicht mehr oder nur noch eingeschränkt funktioniert, ist erneut zu untersuchen, wie das Problem entstanden ist.

Fehler Ursachen Analyse 2

Die Fehler-Ursachen-Analyse zielt darauf ab, betriebsinterne Fehler direkt an ihrem Ursprung zu beseitigen.

Ziele und Nutzen

Die Fehler-Ursachen-Analyse verfolgt unterschiedliche Ziele. So geht es zunächst darum, die Ursache für ein Problem zu finden. Im Folgenden ist zu ermitteln, wie sich der Ursache zugrundeliegende Probleme beheben und künftig verhindern lassen. Schließlich müssen die aus der Analyse gewonnenen Kenntnisse auch Anwendung finden. Das ist besonders wichtig, denn die beste Fehler-Ursachen-Analyse nützt nichts, wenn anschließend keine entsprechenden Gegenmaßnahmen ergriffen werden.

Gelingt es einem Unternehmen, den Fehlerursachen entgegenzuwirken und die Häufigkeit dieser Fehler zu reduzieren, bringt das in vielerlei Hinsicht positive Effekte mit sich. Nicht nur das Risiko für das gesamte Unternehmen lässt sich minimieren. Auch die Mitarbeitermotivation wird deutlich steigen, während Krankheitsausfälle zurückgehen. Das wirkt sich positiv auf die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens aus, welches eine verbesserte Stellung am Markt und Wettbewerbsvorteile gegenüber der Konkurrenz einfahren kann.

Techniken und Methoden der Fehler-Ursachen-Analyse

In der Fehler-Ursachen-Analyse finden verschiedene Techniken und Methoden Anwendung. Die wichtigsten stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

Die 5-Why-Methode

Die gängigste Methode der Fehler-Ursachen-Analyse ist die 5-Why-Methode. Dem liegt die Idee zugrunde, sich nicht mit einer gefundenen Ursache eines Problems zufriedenzugeben, sondern weiter zu „bohren“, bis man schließlich zur eigentlichen Ursache gelangt. Definieren Sie dazu ein Problem und stellen Sie die Frage nach dem „Warum“. Stellen Sie zu jeder Antwort erneut eine „Warum“-Frage, bis Sie wirklich zum Ursprung des definierten Problems gelangt sind. Die Zahl Fünf steht hier symbolisch für die Vielzahl an Fragen, die gestellt werden müssen, um den eigentlichen Grund eines Problems zu identifizieren. Sie ist variabel, so dass manchmal nur zwei Fragen genügen, um einem Problem auf den Grund zu gehen, während es in anderen Fällen vielleicht sogar 50 Fragen bedarf, um zum Ziel zu gelangen.

Beispiel:

Ein Produktionsbetrieb schafft es nicht, ein bestelltes Produkt rechtzeitig zu liefern.

  1. Frage: Warum kann das Produkt nicht pünktlich geliefert werden?

Antwort: Weil die Fertigungsmaschine defekt war.

  1. Frage: Warum war die Fertigungsmaschine defekt?

Antwort: Weil eine Düse verstopft war.

  1. Frage: Warum war die Düse verstopft?

Antwort: Weil die Wartungsperioden nicht eingehalten wurden.

  1. Frage: Warum wurden die Wartungsperioden nicht eingehalten?

Antwort: Weil die Mitarbeiter nicht rechtzeitig an die anstehende Wartung erinnert wurden.

  1. Frage: Warum wurden die Mitarbeiter nicht rechtzeitig an die Wartung erinnert?

Antwort: Weil im Unternehmen keine Software zur Wartung und Prüfung von Arbeitsmitteln zum Einsatz kommt.

Nach diesen fünf Fragen kommt heraus, dass die verspätete Lieferung darin begründet lag, dass das Unternehmen noch keine Softwarelösung mit automatischer Erinnerungsfunktion bei anstehenden Wartungs- und Prüfterminen einsetzt. In der Zukunft lassen sich pünktliche Lieferungen durch den Einsatz eines solchen Systems garantieren. Anstelle die Symptome zu bekämpfen, indem man lediglich die verstopfte Düse gereinigt hätte, bekämpft man das Problem am Ursprung. So lassen sich auch Produktionsausfälle durch andere defekte Maschinen wirksam verhindern.

Fehler Ursachen Analyse

Bei der 5-Why-Methode steht die Frage nach dem “Warum” im Mittelpunkt.

Fischgrätendiagramm

Eine weitere häufig angewandte Methode ist das Fischgrätendiagramm, auch Ursache-Wirkungs-Diagramm genannt. Es ermöglicht dem Nutzer, Kausalzusammenhänge grafisch darzustellen. Dabei steht das Problem im Kopf der Fischgräte. Von der Mittellinie gehen verschiedene Abzweigungen ab, die die Ursachenkategorien (z.B. Maschinen, Management, Personal) darstellen. Die Kategorien werden dann nochmals genauer in einzelne Ursachenfaktoren unterteilt. Auf diese Weise lassen sich wahrscheinliche Ursachen eines Problems systematisch ermitteln.

Fehler und Risiken der Root Cause Analysis

Die Fehler-Ursachen-Analyse kann nur zum Erfolg führen, wenn dabei einige Grundprinzipien Beachtung finden. So ist es wichtig, mehrere Beteiligte getreu dem Motto „Vier Augen sehen mehr als zwei“ in das Analyseverfahren einzubeziehen. Beim Produktionsausfall durch eine defekte Maschine kann das bspw. Produktionsleiter, Bedienpersonal und Anlagenbauer umfassen.

Darüber hinaus sollte offen kommuniziert werden, dass das Ziel der Fehler-Ursachen-Analyse nicht darin besteht, einen Schuldigen ausfindig zu machen, sondern das Risiko im Betrieb auf ein Minimum zu reduzieren. Nur so können Sie sicherstellen, dass die Mitarbeiter Beobachtungen offen kommunizieren und keine Datenverfälschung vorliegt.

Der Erfolg der Fehler-Ursachen-Analyse hängt immer von einer guten Kommunikation der beteiligten Mitarbeiter ab. Tauschen Sie sich in einer Nachbesprechung über zu ergreifende Korrekturmaßnahmen aus und klären Sie, wer für die Durchführung dieser Maßnahmen verantwortlich ist. Nur wenn die Fehler-Ursachen-Analyse entsprechendes Handeln ermöglicht, ist ihr Nutzen garantiert.

Risikomanagement mit RISK-Project

RISK-Project ist Ihre Softwarelösung für den betrieblichen Arbeits- und Gesundheitsschutz. Mit den vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten sorgen Sie dafür, dass betriebliche Prozesse einwandfrei funktionieren und die Beschäftigten ihrer Arbeit gesund und sicher nachgehen können. RISK-Project hilft Ihnen dabei, das Problem an seinem Ursprung zu bekämpfen, damit betriebsinterne Fehler gar nicht erst passieren.

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