Höhere Mitarbeiterproduktivität, weniger Planungsaufwand und eine insgesamt verbesserte Wirtschaftlichkeit – die Vorteile durchdachter Personaleinsatzplanung liegen auf der Hand. Eine bedarfsoptimierte Einsatzplanung bietet allen Branchen – egal ob Handel, Produktion oder Dienstleistungsunternehmen – die Chance, für reibungslose Arbeitsabläufe zu sorgen. Wie auch Sie durch professionelle Einsatzplanung für mehr Effizienz sorgen und was es bei der Personaleinsatzplanung zu beachten gilt, haben wir für Sie zusammengefasst.
Inhaltsverzeichnis
- Personaleinsatzplanung – Definition
- Arten von Personaleinsatzplanung
- Grundlage wichtiger Personalentscheidungen
- Der Zeitraum der Personaleinsatzplanung
- Vorteile von Personaleinsatzplanung
- Mitarbeiterverwaltung mit RISK-Project
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Jetzt kostenlos testenPersonaleinsatzplanung – Definition
Die Personaleinsatzplanung wird der Personalplanung zugeordnet. Ihre zentrale Aufgabe besteht darin, die einzelnen Mitarbeiter eines Unternehmens zuzuordnen. Entscheidende Faktoren, die dabei Berücksichtigung finden, sind das Anforderungsprofil des jeweiligen Arbeitsplatzes, die Qualifikationen und Fähigkeiten des Mitarbeiters sowie dessen persönliche Neigungen, Interessen und Wünsche. Anstelle von Personaleinsatzplanung ist häufig auch von Schicht- oder Dienstplanung die Rede, diese umfassen aber weniger Aspekte als der Personaleinsatz.
Bei der Personaleinsatzplanung geht es darum, die Mitarbeiter gemäß ihrer Qualifikationen, Fähigkeiten und persönlicher Interessen einem bestimmten Arbeitsplatz zuzuordnen.
Arten von Personaleinsatzplanung
Es werden drei verschiedene Arten von Personaleinsatzplanung unterschieden:
- Qualitative Personaleinsatzplanung: Dabei wird ermittelt, welche Fähigkeiten und Qualifikationen in einem bestimmten Aufgabengebiet gefragt sind. Der Qualifizierungsbedarf wird ersichtlich, so dass eingeschätzt werden kann, welche Weiterbildungsmaßnahmen zu ergreifen sind, um den bestehenden Bedarf zu decken. Auch Outsourcing ist eine geeignete Möglichkeit, um steigende Anforderungen zu decken.
- Quantitative Einsatzplanung: Hier erfolgt ein Vergleich des zukünftigen Personalbedarfs mit dem zu erwartenden Personalbestand. Eventuelle Zu- und Abgänge sollten dabei Berücksichtigung finden. In Zeiten des demografischen Wandels ist das altersbedingte Ausscheiden aus dem Betrieb in diesem Zusammenhang von besonderer Relevanz.
- Zeitliche Einsatzplanung: Der Personalbedarf in einem Unternehmen ist nicht immer konstant, sondern unterliegt saisonalen Spitzen. Das betrifft in der Landwirtschaft bspw. die Erntezeit und im Einzelhandel das Weihnachtsgeschäft. Diese zeitlichen Aspekte spielen bei der Personaleinsatzplanung eine große Rolle.
Grundlage wichtiger Personalentscheidungen
Die Personaleinsatzplanung dient als Grundlage für wichtige Personalentscheidungen. Das gilt insbesondere für
- Mitarbeiterentlassungen
- Einstellung neuer Mitarbeiter
- Versetzung von Mitarbeitern
- Weiterbildungsmaßnahmen
Der Zeitraum der Personaleinsatzplanung
Ziel der Personaleinsatzplanung ist es, dass sich ausreichend viele Mitarbeiter mit den entsprechenden Qualifikationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort befinden. Dabei sind kurz-, mittel- und langfristige Entwicklungen zu berücksichtigen.
Die kurzfristige Einsatzplanung lässt sich in der Regel relativ unkompliziert umsetzen. So fällt die Erstellung eines Schichtplans in diese Kategorie, bei der neben zulässigen Arbeits-, Pausen- und Ruhezeiten auch unerwartete Ausfälle (wegen Krankheit o.ä.) Beachtung finden sollten.
Die mittel- bzw. langfristige Einsatzplanung gestaltet sich bereits weitaus schwieriger, da nicht gesagt werden kann, welche Rahmenbedingungen sich in Zukunft ändern werden. So kann es zum Beispiel passieren, dass der Personalbedarf aufgrund eines zusätzlichen Auftrags plötzlich höher als erwartet ausfällt. Dieses Problem könnte sich z.B. durch den Einsatz von Leiharbeitern bewältigen lassen. Das erfordert aber immer ein gewisses Maß an Flexibilität.
Vorteile von Personaleinsatzplanung
Manche Betriebe scheuen die Etablierung einer optimierten Personaleinsatzplanung aufgrund des anfänglichen Mehraufwands. Dabei sprechen zahlreiche Vorteile für die intelligente Planung von Personaleinsatz. Wenn Beschäftigte genau dann im Einsatz sind, wenn sie auch wirklich gebraucht werden, verhindert das teure Leerlaufzeiten und Überstunden. Gleichzeitig steigen Produktivität und Qualität der erbrachten Dienstleistungen. Durchdachte Einsatzplanung beugt der Unter- bzw. Überforderung der Angestellten vor, was zu insgesamt zufriedeneren Mitarbeiter führt und das Betriebsklima nachhaltig verbessert. Verwaltungs- und Planungsaufwand sinken, während die Qualität des Kundenservices steigt.
Gute Personaleinsatzplanung ist nicht nur für das Unternehmen selbst, sondern auch für seine Mitarbeiter von Vorteil.
Mitarbeiterverwaltung mit RISK-Project
Um diese Ziele zu erreichen, setzen viele Betriebe auf die Anwendung einer Personaleinsatz-Software. Auch RISK-Project ist Ihnen bei der Personaleinsatzplanung behilflich. Das Modul zur Mitarbeiterverwaltung erlaubt es Ihnen, einzelnen Mitarbeitern Zusatzqualifikationen wie Ersthelfer und Brandschutzbeauftragter zuzuweisen und für die Personaleinsatzplanung zu managen. Gleichzeitig liefert Ihnen die Software viele wertvolle Tipps rund um die Arbeitsplanung allgemein. Die Bedienung ist einfach, intuitiv und sicher.
Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie RISK-Project 30 Tage lang kostenlos testen. Bei Fragen und Problemen können Sie uns natürlich jederzeit kontaktieren. Das Team von RISK-Project freut sich, Ihnen weiterhelfen zu dürfen!
